به نام خداوندی که برای هر علتی معلولی و برای هر معلولی علتی قرار داد
خداوندی که به وسیله عقل و احساس به ما فرصت انتخاب داد تا در مسیر رشد و تعالی به سمت اهدافمون حرکت کنیم.
اما بدون داشتن هدف و شناخت خواسته ها، از چه مسیری و به سمت کجا حرکت کنیم، کدوم تصمیم درسته ؟
اینجا موضوع دیگه ای مطرح میشه، از کجا میخوایم به سمت هدفمون حرکت کنیم، انگار GPS خاموشه ، ما کجاییم ؟
پس برای اینکه بتونیم انتخابای درستی داشته باشیم، باید جواب درستی برای سوالای زیر داشته باشیم:
1- ما چی میخایم و چرا میخوایم؟ 2- ما کجاییم و چه شرایطی داریم؟ 3- چه مسیری و چه امکاناتی داریم؟
4 مفهوم مورد نیاز برای یه برنامه ریزی موفق
ما برای اینکه بتونیم یه برنامه ریزی موفق داشته باشیم لازمه که این چهار مفهوم رو بشناسیم:
1- هدف گذاری
2- کوچیک کردن اهداف و تعریف اقدام
3- اولویت بندی
4- زمان بندی
1- هدف گذاری
هر برنامه ریزی بی هدفی قطعا بی نتیجست.
اهدافن که به برنامه ریزی جهت، قدرت و انگیزه اجرا میدن، بدون هدف گذاری مشخص نیست انتهای مسیر و نتیجه همه تلاشهایی که میکنیم چیه.
یه نکته ای که معمولا توی همه دوره های برنامه ریزی ازش قافل میشن اینه که ما باید توی هدف گذاری همه جنبه های زندگیمون رو در نظر بگیریم، چون همه خواسته های ما در مسیر زندگی روی هم تاثیر میدارن؛ پس یا باید اهدافمون هم راستا باشن یا همه اهدافمون توی بازه مشخص رو در نظر بگیریم.
( من توی ابتدای مطالب دوره سعی کردم به خاطر اهمیت هدف گذاری تا حدودی به این مساله بپردازم)
2- کوچیک کردن اهداف و تعریف اقدام
ما توی این گام، مسیر رسیدن به هدف رو مشخص میکنیم
اقدامک هایی که طراحی میکنیم سرعت، قدرت و دقت حرکتمون به سمت اهدافمون رو تضمین میکنه؛ جلوتر براتون شفاف میشه که چه طور اقدامهای درست رو بشناسید.
3- اولویت بندی
اولویت ها تصویر بیرونی یا هویت مارو نمایش میدن
همه ما در مقاطع مختلف زندگی رویکرد ها و اهداف مختلف در نتیجه اقدامات متنوعی جهت انجام و رسیدن به نتیجه داریم. اولویت بندی به ما کمک میکند تا روزانه کارها رو از روی بیشترین اهمیت و بیشترین تاثیر گذاری روی حال و آینده زندگیمون انجام بدیم و از فعالیت های غیر ضروری پرهیز کنیم.
(جدول چهار قسمتی آیزن هاور برای اینکه بتونیم اولویتامون رو مشخص کنیم معمولترین روش دسته بندی کارها ست که در ادامه میخوام طوری که خیلی راحت و کاربردیباشه در موردش صحبت کنیم)
4- زمان بندی
زمان بندیمون باید معقول و بر اساس توانمندیها و امکاناتمون باشه
ما با زمان بندی، سرعت رسیدن به اهداف رو مشخص میکنیم و در نهایت میخوایم عملگرایی خودمون رو به چالش بکشیم، اما اگر کارهای متعددی رو توی برناممون بذاریم یا اگر برای سرعت دادن به بعضی کارها زمان زیادی رو برای اونا صرف کنیم، هم از زمان بندی خارج میشیم، هم ادامه برامون خسته کننده میشه، پس توی این روش کمکتون میکنم تا با یه شیب مطمئن که جوابشو پس داده، وارد تغییر روزمرگیهاتون بشید.
من بر اساس تجربه ای که داشتم نهایتا میخام توی این برنامه ریزی، فقط 4 ساعت از روزکاریتون رو روی برای کارهای جدید برنامه ریزی کنید
اولویت بندی: جدول یا ماتریس آیزن هاور
این جدول چهار قسمت داره که بر اساس اهمیت و زمان انجام کارها اونارو دسته بندی میکه:
(من میخوام برای اینکه راحت تر توی ذهنتون بمونه توضیحاتش رو توی دو دسته کارهای فوری و غیر فوری تقسیم کنم.)
جدول یا ماتریس آیزن هاور (کارهای فوری)
کار مهم و فوری: کارهایی که فراخور جریانات غیر قابل کنترل یا وابسته به کارهای گذشته ما لازمه که فورا انجام بشه و روی آینده ما تاثیر گذاره. مثل: اقدامات برای پاس شدن یه چک، یه جلسه کاری
کار غیر مهم و فوری: کارهایی که انجامش توی زندگی ما تاثیری ندارن یا کیفیت انجامش توسط ما یا دیگران توی نتیجه تاثیر چندانی نداره و میتونیم بهدیگران بسپاریمش. مثل: جواب دادن به زنگ در خانه
جدول یا ماتریس آیزن هاور (کارهای غیر فوری)
کار مهم و غیر فوری: اینا کارهایی هستن که انجامشون روی آینده ما و رسیدن ما به اهدافمون تاثیر
میذاره و نکته مهم اینه که در واقع ما برنامه ریزی میکنیم که بتونیم این کارها رو فعالیتهای روزانمون
اضافه کنیم. مثلا: کتاب خوندن یا ورزش کردن
کار غیر مهم و غیر فوری: یه سری کارها که متاسفانه بیشترین فعالیت روزانه افراد بی برنامه یا بی هدف
رو تشکیل میده و لازمه که با کارهای مهم و غیر فوری جایگزین بشه. مثل: چرخیدن توی فضای مجازی
نکات مهم که لازمه بهش دقت کنیم
1) کارهای غیر فوری، معمولا همون عادتهای خوب و بدی هستن که لازمه در موردشون تصمیمات جدی بگیریم و ایجاد یا حذفشون کار سختیه و من راهکارهایی رو براتون در نظر گرفتم که بتونید برای ایجاد تغییر روش حساب کنید.
2) حذف عادتها به صورت طبیعی چندان امکان پذیر نیست و تنها را جایگزین کردن عادتهای خوب و جدیده که میتونه توی این مسیر کمکون کنه.
نمایی جدید از جدول آیزن هاور
اگر بیایم خلاصه صحبتهایی که در مورد هر قسمت داشتیم رو وارد جدول کنیم، این شکلی میشه:
هدف گذاری
حال نوبت اینه که چجوری برنامه ای تهیه کنیم و بتونیم اون رو توی مراحل مختلف ارزیابی کنیم.
1) توی یه برگه اهداف یک تا سه سال آیندتون رو بنویسید.
برای اینکه راحتتر نتیجه بگیرید باید به اولین سوال از سه سوال که اول دوره مطرح کردم جواب بدید، چه چیزایی میخواین و چرا میخواین؟
جواب این چرایی کمک میکنه به ریشه نیازها و علتهای مشترک بین اهدافتون برسید.
( به نظر من با توجه به رشدی که ما در مسیر رسیدن به اهداف داریم و سرعت تغییرات جهان امروز، برنامه ریزی برای یکسالتون کافیه)
(لطفا قدم به قدم با من پیش بیاید و به نکته ها دقت کنید)
2) جدول هایی برای 1 تا 3 سال ، متشکل از 12 ماه و هر ماه 4 هفته تهیه میکنیم.
وقتی به سوال های بخش قبل جواب بدید متوجه میشین که بعضی از اهدافتون پیش نیاز اونای دیگن یا حتی زمان رسیدن به یه هدفایی نرسیده، در ضمن ما میخوایم اهدافمون رو خورد کنیم که راحتتر بهشون برسیم، برای همین ازتون میخوام که این تقسیم بندی رو انجام بدید.
(نکته این قسمت اینه که با دقت این کار رو انجام بدید ولی نگران جزییات یا تغییرات توی مسیر نباشید)
(پیشنهاد میکنم از جدول نقشه راه که در اختیارتان قرار گرفته استفاده کنید)
3) عادات روزانه و هفتگی یا روتینهای ماهانه را درون جدول جایگذاری میکنیم.
برای راحت تکمیل کردن این قسمت میریم سراغ سوال دومی که اول دوره مطرح کردم، ما کجاییم و چه شرایطی داریم؟
ما باید بدونیم نسبت به خواسته یا هدفی که داریم کجا قرار داریم؟ کارای مهم و فوریمون توی این مدت چیه؟
ما به خاطر شرایط زندگی و مقطعی که درونش قرار داریم یه سری کارهایی رو باید به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه انجام بدیم. مثلا: من دانشجو هستم و باید روزهای دوشنبه و سه شنبه برم دانشگاه یا در شهر دیگه ای زندگی میکنم و باید هر هفته به خانوادم سر بزنم
من ازتون میخوام که این عادتها کارهارو توی قسمت عادات و روتین ها بنویسید.
4) اهداف بلند مدت را به کوتاه مدت واهداف کوتاه مدت را به اقدامات ماهانه، هفتگی خورد میکنیم.
برای راحت تکمیل کردن این قسمت میریم سراغ سوال سومی که اول دوره مطرح کردم، چه مسیری و چه امکاناتی داریم؟
وقتی که مشخص کردیم که قراره به چه هدفهایی برسیم، کجاییم و چه شرایطی داریم با این سوال میتونیم اقداماتمون رو پیدا کنیم، اطفا به جمله خوب دقت کنید، چه امکاناتی داریم نه اینکه میتونیم یا باید داشته باشیم.
اما یه مشکلی هست، مغز ما همیشه دنبال آسونترین راه میگرده یا میره سراغ مسیرهایی که از نظرش جذابتره
البته برای این هم یه راه حل دارم
بعد از نتیجه گیری برای انجام هر کاری از خودمون بپرسیم آیا راه حل دیگه ای هم وجود داره (که ارزونتر باشه، دقیقتر باشه، کم خطر تر باشه، شفاف تر باشه)
( من پیشنهادم اینه که این سوال رو توی هر لحظه زندگی که باید تصمیم گیری کنید از خودتون بپرسید)
5) اهداف کوتاه مدت و اقدامکها را با توجه به زمان و مسیر مورد نیاز دستیابی روی جدول نقشه راه، در تاریخی از آینده قرار میدهیم.
ما تا اینجای کار دیگه دقیقا میدونیم که
1- چی میخایم و چرا میخوایم 2- ما کجاییم و چه شرایطی داریم 3- چه مسیری و چه امکاناتی داریم
پس میتونیم با توجه به نیاز، امکانات و تواناییهامون اهدافمون رو روی جدول توی تاریخ مناسب قرار بدیم
برنامه ریزی روزانه
توی ادامه کار با توجه به نقشه راهی که آماده شده، اقدامات مختلف هر روزمون رو توی جدول روزها قرار میدیم. قسمتی از برنامه های روزانمون که اکثرشون همون کارهای مهم و غیر فوری هستن که از دل نقشه راه براساس اهدافمون خارج میشن.
برای هر روز برگه ای برای یادداشت اقدامات، توضیحات و امتیاز دهی در نظر بگیرید.
برای اینکه بتونیم گزارشی از عملکردمون داشته باشیم تا به راحتی بتونیم روند پیشرفتمون رو بررسی کنیم، لازمه که کارهامون به این شکل دسته بندی بشن، به جزگزارش و بررسی یه سری عوامل مثل نوشتن، امتیازدهی و جایزه به لحاظ روانشناسی تاثیر زیادی روی پایبندی و ادامه برنامه هامون داره
( پیشنهاد میکنم از جدول برنامه ریزی روزانه که براتون طراحی کردم، استفاده کنید )
عادات مطلوب - عادات نا مطلوب
1) عادتهای خوب یا کارایی که باید به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه تکرار بشن رو توی قسمت عادات مطلوب بنویسید. عادات مطلوب باید توی برنامه ریزی روزانه بیاد تا بتونیم بهشون رسیدگی کنیم. اگر عادات مطلوبر رو انجام دادید و ازدقت و کیفیت کار راضی بودید، دایره مقابلش رو سبز و اگر نه که اون رو قرمزکنید.
2) عادتهای نامطلوبتون رو توی قسمت عادات نامطلوب یادداشت کنید، اینا همون کارایین که قرار بود حذف بشن. اگر برای حذف یا همون جایگزینی موفق بودید، دایره جلوش رو سبز کنین در غیر این صورت اون رو قرمزکنید.
قبلا هم گفته بودم تنها راه حذف عادات نامطلوب انجام ندادن اونا با ایجاد عادات مطلوب جایگزینه، با این روش به مرور زمان میتونیم محوشون کنیم.
اقدامات روز - اقدامات جا مانده
3) توی اقدامات روزکارهایی رو مینویسیم که بر اساس اهدافمون یا برای ایجاد عادت های جدید قراره که توی این روز انجام بشه و قراره ما رو به سمت اهدافمون حرکت بده، باید دقت کنیم توی این اقدامات جایی برای کارهای مهم و فوری یا غیر مهم و فوری نداریم.
4) اقدامات جامانده هم مربوط به کاراییه که توی حداکثر 3 روز گذشته اصلا یا به درستی انجام نشده، اگر توی 3 روز انجام نشد باید برای تغییر رویه یا حذفشون یه فکری بکنیم. این کارا اگرچه شامل مهم و فوری ها هم میشه اما نباید از 5 کار بالا بزنه. این کارا جداگونه یادداشت میشه تا از هرگونه اهمال کاری فاصله بگیریم.
اولویت بندی و اجرا – ستون اقدام
1) توی این قسمت همه کارایی که باید توی یک روز انجام بشه رو به ترتیب اولویت یادداشت میکنیم، خواب، حمل و نقل و ...
از بخش اقدامها کارهای مهم و غیر فوری و بر اساس نیاز روزمون کارهای مهم و فوری رو مینویسیم، کارهای عقب افتاده هم اضافه میشه
غیر مهم و غیر فوریها رو که قرار نیست انجام بدیم، برای غیر مهم و فوریها هم که توی بدترین حالت 4 ساعت وقت داریم.
میخوایم یه قسمت از هر روزمون رو روی کارهای خارج از برنامه بذاریم، برای همین نهایتا 20 ساعت از روزمون رو برنامه ریزی میکنیم و فقط میتونیم تا 15 اقدام روزانه داشته باشیم.
(هر کاری که بیشتر از 30 دقیقه زمان میبره رو توی فعالیتهای اجراییتون یادداشت کنید)
اولویت بندی و اجرا – ستون زمان پیش بینی شده
2) مقدار زمانی که در حالت ایده آل برای هر کار در نظر میگیریم رو توی قسمت زمان پیش بینی شده یادداشت میکنیم.
3) برای کارهای متداول روزانه مثل خواب و خوراک یا مسافت بین خانه و محل کار هم زمان مشخص کنید.
4) بعد از یادداشت زمان کارها، اونا رو جمع بزنید تا به 20 ساعت برسید. یادتون باشه برای شروع برنامه ریزی، اختصاص 5 تا 8 ساعته برای کارهای مهم فوری و غیر فوری کافیه
اولویت بندی و اجرا – ستون ساعت شروع و پایان
5) موقع اجرا، ساعت شروع و پایان رو جلوی هر اقدام بنویسید. دقت کنید زمانی که برای انجام کارها صرف میشه با زمان پیشبینی شده همخونی داشته باشه و برای کارتون زمان بیشتری از مقدار مشخص شده صرف نکنید مگر اینکه در انتهای روز زمان اضافه برای انجامش داشته باشید.
ما از قبل برای انجام کارها فقط به اولویت ها توجه میکنیم و ساعت مشخص نمیذاریم، مگر توی کارهایی که مجبور باشیم، برای همینه که ساعت شروع برنامه رو توی وقت اجرا اضافه میکنیم، چون اینطوری استرس کمتری رو تجربه میکنید.
6) آخر روز دایره های جلوی اقدامها رو بر اساس رضایتمندی یا عدم رضایت با قرمز و سبزرنگ کنید.
(برای انجام کارها بازه 45 دقیقه تا یکساعت در نظر بگیرید، این طوری تمرکز بیشتری رو تجربه میکنید)
نمره عملگرایی
7) این نمره به شما یک خط کش برای اندازه گیری و مقایسه نحوه عملکرد و عملگراییتون میده، برای این کار فقط باید میزان انحراف عملکردتون توی برنامه رو (با کمیت ساعت) از 20 ساعت کم کنید، عددی که میمونه نمره شما از 20 میشه. مثلا: اگر کاری رو انجام ندادید به اندازه زمانش نمره منفی میگیرید، اگر بیشتر هم توی کاری گیر کردید بازم زمان اضافی رو منفی میگیرید، اگرم زودتر تموم شد نمره کامل میگیری.
قرار شد فقط 20 ساعت از روز رو برنامه ریزی کنیم که نمرش رو هم حساب میکنیم، 4 ساعت باقی مونده رو هم برای فواصل برنامه یا کارها پیشبینی نشده در نظر گرفتیم
رنگ آمیزی و نمره روزانه
رنگ آمیزی باعث بازخورد مناسبی از عمکلرد روزانه، تو یک نگاه میشه و برای دریافت رنگ سبز و احساس موفقیت ذهن رو شرطی میکنه، در کنارش نمره عملگرایی برای ما ضریبی از آرامش و پایبندی به برنامه رو میده.
تمرکز و استمرار
تمرکز و استمرار از مهمترین عوامل موفقیته با حذف هر کدوم از این عوامل رسیدن به اهدف قطعا غیر ممکن یا خیلی مشکله، از نظر من لازمه حفظ تمرکز رعایت زمان در نظر گرفته شده، تعهد به اولویت بندی انجام شده و پیوستگی در انجام کار با بیشترین دقته، یکی از عواملی که ما را از استمرار توی برنامه ریزی دور میکنه، فشار کاری زیاد و بعدی دور دیدن نتیجه کارامونه؛ من تو این روش با در نظر گرفتن ساعتهای کاری استاندارد برای برنامه ریزی و بررسی عملکرد به صورت رنگی و عددی سعی کردم شرایطی رو فراهم کنم که اقدامگرایی، انحراف و در مجموع نتایجه کارا براتون قابل لمس باشه
کلام پایانی
من توی مسیر برنامه ریزی سعی کردم فرصتی رو فراهم کنم که بتونید به خودتون نمره بدید و نتیجه کارهایی که در طول روز انجام میدید رو بررسی کنید، اما بازم لازمه به صورت هفتگی و ماهانه هم مروری روی نتایج کاریتون داشته باشید، اینکه چه کارایی کردید و نتیجه چی شد؟
ازتون میخوام توی تموم مسیر زندگی به خودتون و تواناییهاتون اعتقاد داشته باشید و قدر موفقیت ها یا حتی نمراتی که میگیرید رو بدونید
به خودتون جایزه بدید و از خودتون تشکر کنید؛ حتی با یک لیوان چای
قدردان خدا باشیم؛ برای هر چی که داریم و نداریم؛ برای تواناییهایی که سالیان سال همراهمون بوده و ازش استفاده کردیم اما متوجه بودنشون نبودیم
و مهمترین نکته: به قوانین و مهربانی خدا اعتماد کنیم؛ خداوند به عنوان آفریننده ما دوست داره که ما بهترینها رو بدست بیاریم و پس نگران پاسخ زحماتمون نباشیم
نویسنده: محمدرضا مصلح
دیدگاه خود را بنویسید